Slå ihop dubbletter med HubSpot <> Salesforce-integrationen

Så slår du ihop dubbletter med HubSpot <> Salesforce-integrationen påslagen

Uppdateringar av integrationen mellan HubSpot och Salesforce gör det möjligt att slå ihop poster medan integrationen är aktiv. Men sammanslagningen sker lokalt i HubSpot, utan att motsvarande poster i Salesforce uppdateras eller slås ihop.

När du slår ihop två företag i HubSpot raderas det sekundära företaget i HubSpot, och dess kopplade kontakter, affärer och aktiviteter flyttas till det primära företaget. I Salesforce förblir det sekundära kontot aktivt och orört. De kontakter som flyttades till det primära företaget i HubSpot är fortfarande kopplade till det sekundära kontot i Salesforce.

Vid nästa synk upptäcker Salesforce det aktiva sekundära kontot. Beroende på dina synkregler skapar Salesforce antingen ett helt nytt dubblettföretag i HubSpot eller bryter synken för kontakterna, eftersom konto-ID:na inte längre stämmer överens mellan plattformarna.

Varför dagens nödlösningar inte räcker

För att inte förstöra synkroniseringen försöker team lösa problemet med manuella rutiner, justeringar i integrationens inställningar, egen kod eller programvara i flera steg. Eftersom inget av dessa sätt slår ihop båda CRM-systemen direkt och samtidigt blir de per definition nödlösningar:

• Team slår först ihop poster i Salesforce och rensar sedan manuellt de kvarvarande kontakterna i HubSpot, eller flyttar affärer och kontakter manuellt från ett dubblettföretag till det primära kontot innan de raderar den sekundära posten.
• Team ändrar integrationsreglerna för att blockera automatiskt skapande av företag vid formulärsvar, begränsa integrationsanvändarens behörigheter till primära poster, blockera automatisk synk tills poster märkts som rena, eller ställa in HubSpot på "Gör ingenting" när poster slås ihop i Salesforce.
• Team skriver egna Apex-triggers i Salesforce för att fånga inkommande dubbletter, bygger arbetsflöden i tredjepartsappar som verifierar poster innan de skapas, eller skapar egna formelfält (till exempel Namn + Telefon) för att hitta matchningar mellan plattformarna.
• Administratörer pausar den löpande synken, exporterar båda databaserna till kalkylark, matchar post-ID:n manuellt, rensar dubbletter offline och importerar tillbaka filerna. Metoden är statisk: när synken startar igen skriver nya poster över ändringarna eller återskapar dubbletterna.
• Team använder externa verktyg som kräver regeluppsättningar i flera steg, egna kryssrutefält för "Master Record", eller ändrade raderingsregler för att styra synken indirekt.

I samtliga metoder tappar kopplade kontakter, affärer och tidslinjer ofta sin koppling mellan plattformarna, eller kräver ständig manuell bevakning för att undvika integrationsfel.

Slå ihop dubbletter med Dedupely

Dedupely upptäcker Salesforce-synkkopplingar automatiskt, utan egna fält eller ändringar i integrationsinställningarna.

När du slår ihop dubbletter av företag slår Dedupely ihop posterna i både HubSpot och Salesforce i en och samma åtgärd. Posterna hålls i linje så att Salesforce inte återskapar dubbletten vid nästa synk, och alla kopplade kontakter och affärer förblir länkade till den primära posten i båda systemen.

Snabbguide steg för steg

1. Anslut dina HubSpot- och Salesforce-instanser till Dedupely.
2. Gå till CRM Settings i Dedupely och klicka på fliken "HubSpot-Salesforce Integration".
3. Välj den kompletterande CRM-instansen i rullgardinsmenyn för att koppla ihop systemen globalt, över alla objekt.
4. Ställ in dina Search Pads med specifika kriterier genom att välja fält och matchningsalternativ på fältnivå.
5. Definiera egna Merge Rules för att välja vinnande poster eller värden på fältnivå.
6. Välj hur den löpande dedupliceringen ska hanteras:
   • Slå ihop enskilda dubbletter eller specialfall manuellt.
   • Slå ihop gammal data i bulk.
   • Auto Match söker efter dubbletter i bakgrunden och meddelar dig när antalet matchningar når en nivå du själv anger. Inget slås ihop förrän du granskar och klickar på "Merge".
   • Auto Merge söker igenom och slår ihop dubbletter automatiskt i båda CRM-systemen, enligt ett schema du väljer.

Vanliga frågor om deduplicering vid HubSpot- och Salesforce-synk

Vad behöver jag för att börja slå ihop med HS+SF-synken påslagen?

Du behöver ett Dedupely-konto med både HubSpot- och Salesforce-instansen ansluten och synkad. Om Dedupely hittar en aktiv synk på en post men bara ett CRM är anslutet blockeras sammanslagningen och du uppmanas att ansluta den instans som saknas.

Vad gäller om jag hanterar flera HubSpot- eller Salesforce-instanser?

Gå till CRM Settings i Dedupely och välj den instans du vill koppla i rullgardinsmenyn, så att exakt de HubSpot- och Salesforce-konton du vill rensa hör ihop, och ha SFDC-synken påslagen.

Måste jag skapa ett eget "master record"-fält eller ändra CRM-inställningarna för radering innan jag slår ihop?

Nej. Dedupely upptäcker den aktiva synkroniseringen automatiskt och slår ihop posterna i båda CRM-systemen samtidigt, så du slipper stegvisa eller villkorsstyrda sammanslagningar.

Kan jag förhandsgranska resultatet utan att slå ihop?

Ja. Klicka på "View Match Details" (de tre lodräta punkterna till vänster om en dubblettgrupp) och granska den vänstra panelen i fönstret för att se resultatet för varje fält.

Raderas aktivitetshistoriken när poster slås ihop?

Nej. Kopplingar och aktivitetshistorik flyttas till den primära posten i båda CRM-systemen.

Kan jag ångra en sammanslagning?

Nej, men du kan ladda ner din sammanslagningshistorik som en CSV-fil och importera tillbaka den till ditt CRM för att återställa originalposterna.

Slå ihop dubbletter utan att bryta synken mellan HubSpot och Salesforce

Att slå ihop synkade HubSpot- och Salesforce-instanser ska inte kräva egna fält, krångliga inställningsändringar eller manuell rensning i kalkylark. Genom att läsa av synkkopplingarna direkt och slå ihop posterna i båda CRM-systemen samtidigt försvinner dubbletterna utan att kontokopplingar bryts eller kontakter tappar synken.

‍