Una duplicados com a integração HubSpot <> Salesforce

Como unir duplicados com a integração HubSpot <> Salesforce ativa

As atualizações da integração HubSpot-Salesforce permitem juntar registos com a integração ativa. No entanto, a junção nativa funciona apenas dentro do HubSpot, sem atualizar nem juntar os registos correspondentes no Salesforce.

Quando junta duas empresas no HubSpot, a empresa secundária é eliminada no HubSpot e os respetivos Contactos, Negócios e atividades passam para a empresa principal. No Salesforce, a Conta secundária mantém-se ativa e intacta. Os Contactos que passaram para a empresa principal no HubSpot continuam associados à Conta secundária no Salesforce.

No ciclo de sincronização seguinte, o Salesforce deteta a conta secundária ativa. Consoante as suas regras de sincronização, o Salesforce cria uma nova empresa duplicada no HubSpot ou dessincroniza os contactos, porque os IDs de conta deixam de coincidir entre as duas plataformas.

Porque as soluções de recurso atuais não chegam

Para não quebrar a sincronização, as equipas tentam resolver o problema com hábitos manuais, ajustes na configuração da integração, código à medida ou processos com vários passos. Como nenhuma destas abordagens funde os dois CRM diretamente ao mesmo tempo, são todas, por definição, soluções de recurso:

• As equipas unem primeiro os registos no Salesforce e limpam à mão os contactos que ficam no HubSpot, ou movem manualmente negócios e contactos de uma empresa duplicada para a conta principal antes de eliminar o registo secundário.
• As equipas alteram as regras de integração para bloquear a criação automática de empresas nas submissões de formulários, limitar as permissões do utilizador de integração aos registos principais, bloquear a sincronização automática até os registos serem marcados como limpos, ou definir o HubSpot como "Do Nothing" quando os registos são juntos no Salesforce.
• As equipas escrevem triggers Apex personalizados no Salesforce para apanhar duplicados à entrada, criam fluxos de trabalho em aplicações externas para validar registos antes da criação, ou constroem campos de fórmula personalizados (como Nome + Telefone) para identificar correspondências entre plataformas.
• Os administradores param a sincronização contínua, exportam ambas as bases de dados para folhas de cálculo, alinham à mão os IDs dos registos, limpam os duplicados offline e voltam a importar os ficheiros. É uma abordagem estática: quando a sincronização recomeça, os novos registos sobrepõem-se às alterações ou recriam os duplicados.
• As equipas recorrem a software externo que exige configurações de regras em várias passagens, campos personalizados do tipo "Master Record", ou a alteração das regras de eliminação para gerir a sincronização de forma indireta.

Em todos estes métodos, os Contactos, Negócios e históricos de cronologia associados perdem frequentemente o alinhamento entre plataformas, ou exigem monitorização manual constante para evitar erros de integração.

Unir duplicados com o Dedupely

O Dedupely deteta automaticamente as ligações de sincronização com o Salesforce, sem exigir campos personalizados nem alterações às definições de integração.

Ao unir empresas duplicadas, o Dedupely une os registos no HubSpot e no Salesforce numa única ação, mantendo-os alinhados para que o Salesforce não volte a criar o duplicado na sincronização seguinte, e todos os contactos e negócios associados continuam ligados ao registo principal em ambos os sistemas.

Guia rápido passo a passo

1. Ligue as suas instâncias do HubSpot e do Salesforce ao Dedupely.
2. Abra as definições de CRM no Dedupely e clique no separador "Integração HubSpot-Salesforce".
3. Selecione a instância de CRM complementar no menu pendente para ligar os dois sistemas globalmente, em todos os objetos.
4. Configure os seus Search Pads com critérios específicos, selecionando campos e opções de correspondência ao nível do campo.
5. Defina as suas Merge Rules para escolher o registo vencedor ou o valor de cada campo.
6. Escolha como tratar a deduplicação contínua:
   • Junte manualmente duplicados específicos ou casos-limite.
   • Una dados antigos em massa.
   • Use o Auto Match para procurar duplicados em segundo plano e receber uma notificação quando as correspondências atingirem o número que definir. Nada é unido até rever e clicar em "Unir".
   • Auto Merge para analisar e fundir duplicados automaticamente nos dois CRM, com a periodicidade que escolher.

Perguntas frequentes sobre deduplicação na sincronização HubSpot-Salesforce

O que é preciso para começar a unir com a sincronização HS+SF ativa?

Precisa de uma conta Dedupely com as instâncias do HubSpot e do Salesforce ligadas e sincronizadas. Se o Dedupely detetar uma sincronização ativa num registo mas só um CRM estiver ligado, bloqueia a junção e pede-lhe para ligar a instância em falta.

E se gerir várias instâncias do HubSpot ou do Salesforce?

No Dedupely, abra as definições de CRM e escolha no menu pendente a instância que quer emparelhar, para ligar exatamente as contas HubSpot e Salesforce que pretende deduplicar em conjunto, com a sincronização SFDC ativa.

É preciso criar um campo personalizado de "registo principal" ou alterar as definições de eliminação do CRM antes de unir?

Não. O Dedupely deteta automaticamente a sincronização ativa e funde os registos nos dois CRM em simultâneo, dispensando etapas de fusão faseadas ou condicionais.

Posso pré-visualizar o resultado sem unir?

Sim. Clique em "Ver detalhes da correspondência" (os três pontos verticais à esquerda de um conjunto de duplicados) e consulte o painel esquerdo da janela para ver o resultado da união em cada campo.

Unir registos elimina o histórico de atividade?

Não. As associações e o histórico de atividade passam para o registo principal em ambos os CRM.

Posso anular uma união?

Não, mas pode transferir o histórico de fusões em CSV e importá-lo de volta para o seu CRM para repor os registos originais.

Juntar duplicados sem quebrar a sincronização HubSpot-Salesforce

Unir instâncias sincronizadas do HubSpot e do Salesforce não devia exigir campos personalizados, alterações complicadas de definições nem limpezas manuais em folhas de cálculo. Ao identificar diretamente as ligações de sincronização e unir os registos nos dois CRM ao mesmo tempo, os duplicados desaparecem sem quebrar as ligações entre contas nem dessincronizar contactos.

‍